W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie rutynowo. Problem pojawia się, gdy nie ma procedury i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako nagła potrzeba. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie reakcją na presję.
Na start trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma odpowiedzialności. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. W pierwszym kroku określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zmiany kadrowe.
Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. W pierwszej kolejności zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje błędnych danych. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. Na początku identyfikuje się zmianę, następnie ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa planowo.
W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Dlaczego proces się sypie
Proces sypie się zwykle przez: (1) „wspólną odpowiedzialność”, (2) brak rytmu kontroli, (3) brak nawyku sprawdzania. Każdy z tych problemów rozwiązuje rutyna, która jest powtarzalna.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje doradztwa prawnego.
+Tekst Sponsorowany+